eSocial: Não prejudique a sua empresa.
No + GESTÃO – BUROCRACIA desta semana, abordaremos o assunto do momento para os profissionais do SESMT, RH e DP, pois trataremos do eSocial.
Antes de mais nada, deixo aqui o link do site oficial do eSocial
( https://www.gov.br/esocial/pt-br/centrais-de-conteudo/conheca-o-esocial ) para aqueles que ainda não o conhecem e que, por sinal, já se encontram bem atrasados…
Quando se aborda o assunto eSocial, e as possibilidades que surgem com este sistema, a primeira coisa que me perguntam é: “quando devo começar a implantar?”
E a minha resposta é: “imediatamente”, pois o tempo de iniciar um planejamento já acabou, este já deve ou deveria estar pronto, a depender da quantidade de processos que sua empresa possui e a depender do prazo determinado ao seu tipo de organização.
É importante frisar que desde o dia 08/01/2018, a nova plataforma entrou em produção para cerca de 14 mil empregadores do País. Aqueles que, com base na ECF – Escrituração Contábil Fiscal relativa ao ano de 2016, tiveram um faturamento acima de R$ 78 milhões.
1° PASSO – RESPONSÁVEL:
A primeira atitude a ser tomada é determinar um responsável, este deve ser alguém, ou algum departamento, que tenha autonomia para atribuir serviços a outros e para determinar prazos aos mesmos, autonomia para ser a ligação com a alta gestão e que seja conhecedor de cada departamento dentro da organização, pois será o fiscal de informações contraditórias. Esse profissional, ou departamento, deve possuir competências gerais em DP, RH e em Segurança do Trabalho e Saúde Ocupacional, ou no mínimo seja realmente bem assessorado por terceiros.
2° PASSO – INFORMAÇÕES:
A segunda atitude é gerenciar todas as entradas necessárias para que o sistema funcione adequadamente dentro de sua organização, atentando-se principalmente aos seguintes fatores:
P: Já possuímos as informações necessárias e totalmente adequadas (documentos gerais dos colaboradores, regimes de trabalhos adequados, exames de saúde, PGR e LTCAT), e os nossos processos estão automatizados para o lançamento de informações no sistema de gerenciamento?
R: Se sua resposta for não para as informações necessárias e adequadas, recomendamos que busque providenciá-las urgentemente, por exemplo, quanto ao regime de trabalho, devem ser verificados os regimes permitidos por lei e por convenções coletivas, outro exemplo é a emissão do LTCAT, caso a sua empresa não o possua, sugerimos que busque imediatamente elaborar tal laudo, ou, na ausência de profissionais habilitados para tal demanda, contate a PDCA Desenvolvimento em Gestão.
Lembrando que o envio de informações imprecisas no eSocial pode ser prejudicial à sua empresa no futuro, portanto, para emissão do PGR, LTCAT, Análise Ergonômica, entre outros documentos de Segurança, Saúde, Ergonomia e Higiene Ocupacional, solicite-nos uma reunião e uma proposta de parceria, pois dispomos de profissionais especialistas na área ocupacional para melhor lhe atender.
Caso sua resposta seja não para os processos automatizados, sugerimos que nos contate ou busque um parceiro de sua confiança, pois poderá lhe fornecer este serviço, ou se preferir busque para a sua própria organização algum fornecedor de software para gerenciamento do e-Social, existem diversos no mercado, portanto, avalie cuidadosamente.
P: Este sistema de gerenciamento já está adaptado e o seu leiaute atualizado às últimas modificações do programa do Governo Federal?
R: A última atualização realizada pelo Governo Federal referente ao eSocial foi em fev/2023, estando o sistema em sua versão S-1.1 (NT 02/2023). Portanto, verifique junto ao seu parceiro, ou empresa fornecedora do sistema de gerenciamento, se o leiaute encontra-se adaptado para esta última versão.
P: O responsável pelo envio está apto e capacitado para esta tarefa?
R: O profissional responsável deve ao mínimo conhecer os departamentos para averiguação de informações imprecisas, ou na ocasião de terceirização deste serviço com contador, sugerimos à organização que tenha certeza da capacidade dos profissionais que formulam as informações para o contador, e que possuam pessoas dedicadas apenas à essas informações, seja própria ou terceirizado, como um gestor ou consultor de segurança do trabalho, medicina do trabalho e higiene ocupacional para os assuntos destas competências.
P: Há integração e relação adequada das informações entre os setores e/ou prestadores de serviços, quando exequível, sem divergências ?
R: É importante ressaltar que não podem ser permitidos erros, portanto, verificar o histórico dos pretadores de serviços, consultores, entre outros envolvidos no processo.
A sua organização deve confiar plenamente nos profissionais que serão responsáveis por formular as informações para o sistema. Aqueles não capacitados devem ser desconsiderados, ou muito bem controlados.
3° PASSO – RECURSOS:
Por fim a terceira etapa é comparar e adequar a estrutura atual da organização, à estrutura necessária para atender as demandas geradas pelo eSocial, dentro desta estrutura considere os recursos pessoais, financeiros e organizacionais (processuais).
Neste passo, considere a necessidade de contratar funcionários para atuar com o sistema ou de terceirizar esta responsabilidade (a PDCA pode lhes ajudar nesta demanda, contate-nos), de contratar serviços para elaboração adequada dos Programas, Laudos e documentos gerais de Segurança, Saúde, Ergonomia e Higiene Ocupacional, de adaptar regimes de trabalho, de modificar o Organograma da empresa, etc.
Pensando no eSocial, a PDCA Desenvolvimento em Gestão possui metodologias de atividades considerando os aspectos financeiros, técnicos e jurídicos dos serviços prestados, para tanto, na elaboração dos nossos programas, treinamentos, e na implantação de sistemas de gestão, implementamos todos esses aspectos através de reuniões com os responsáveis pelos setores, apresentando-os todos os impactos gerados pelos nossos serviços.
Assim, a empresa saberá como se estruturar para adequar-se, ou, em reunião, definiremos metodologias apropriadas para encerrar qualquer divergência encontrada.
Contate-nos ou agende uma reunião, estaremos felicitos em ajudá-lo.